Merapikan Data dengan Cepat Bag.2

Misal ada data seperti gambar dibawah.

Format laporan yang familiar. Jika cell berisi data yang sama dengan cell diatasnya maka cell tersebut dikosongkan. Format seperti ini bagus secara penampilan, karena tidak ada data yang berulang berkali-kali, tetapi ada masalah serius, data tidak bisa digunakan untuk analisa.

Misal ada pertanyaan, berapakah jumlah vaksin yang tersedia untuk setiap kota/kabupaten?. Jika menggunakan Pivot table hasilnya seperti gambar dibawah.

Propinsi DKI Jakarta hanya mempunyai 1 kota/kabupaten, demikian juga dengan propinsi lainnya. Kenapa hasilnya seperti itu?, karena didata sumbernya kota/kabupaten yang berisi nama propinsi hanya satu, yaitu data pertama untuk setiap propinsi, lainnya berisi cell kosong.

Semua cell kosong dikolom propinsi berkumpul menjadi satu dibagian bawah, inilah masalah serius tersebut. Pivot table tidak menghasilkan data yang benar, karena data sumber bermasalah. Ini hanya salah satu contoh analisa data. Jika data diurutkan hasilnya juga akan bermasalah. Misal, data diurutkan berdasarkan  jumlah vaksin, hasilnya akan berantakan.

Bagaimanakah cara merapikan data supaya bisa digunakan untuk analisa?. Mengkopi data propinsi/kabupaten satu persatu kemudian paste dicell kosong dibawahnya bisa saja dilakukan, tentu akan memakan waktu, apalagi jika data berjumlah banyak.

Untuk merapikan data dengan cepat bisa menggunakan menu Go To Special, Relative Reference dan Paste Special.

Berikut langkah-langkahnya.

Buat Range A3:F29

Tampilkan menu Go To Special

Menu Go To Special ada di tab Home, Group Editing, Menu Find & Select.

Muncul dialog Go To Special

Pilih Blanks, artinya cell-cell dirange A3:F29 akan dipilih cell yang kosong saja.

Klik tombol OK.

Hasilnya seperti gambar dibawah. Cell kosong akan otomatis terpilih.

Buat Formula Relative Reference

Kunci merapikan data ada dilangkah ini. Cell kosong akan diisi dengan formula yang mengarah kecell diatasnya yang berisi data.

Dari gambar diatas, semua cell kosong dirange A3:F29 sudah dipilih. Posisi kursor ada dicell B4.

Ketik =B3

Artinya cell B4 akan diisi dengan cell B3, cell diatas B4 dan berisi data.

Tekan tombol CTRL+ENTER secara bersamaan.

Hasilnya seperti gambar dibawah

Semua cell kosong akan terisi.

Ubah Formula menjadi Value

Langkah terakhir adalah mengubah cell-cell yang berisi formula menjadi value. Langkah ini untuk memastikan data tidak berubah jika terjadi perubahan posisi, misal jika data diurutkan.

Buat range A3:F29

Lakukan copy dengan menekan tombol CTRL+C.

Lakukan paste special dengan menekan tombol CTRL+ALT+V.
Muncul dialog paste special, pilih values, kemudian klik OK

—–

Berapakah jumlah vaksin yang tersedia untuk setiap kota/kabupaten?.
Jika menggunakan pivot table dan data yang sudah dirapikan, hasilnya seperti gambar dibawah.

Semua kota/kabupaten muncul disetiap propinsi dan tidak ada lagi propinsi/kabupaten dengan nama blank.

SARAN:
Jangan memformat data dengan tampilan seperti gambar pertama karena tidak bisa digunakan untuk analisa.