Excel mempunyai fasiltas untuk mengurutkan data. Lokasinya ada di Tab Home, Group Editing. Tinggal klik menu Sort & Filter maka data akan terurut dengan kondisi yang diinginkan, apakah terurut secara ascending ataupun descending.
Menu pengurutan data yang disediakan oleh excel mempunyai satu kelemahan. Jika data berubah maka data tidak akan terurut secara otomatis menyesuaikan dengan perubahan data. Harus dilakukan proses pengurutan data ulang, supaya perubaan data sesuai dengan kondisi yang diinginkan.
Kondisi ini tidak akan terjadi jika data diurutkan dengan rumus excel. Fungsi yang digunakan untuk mengurutkan data ada dua yaitu fungsi LARGE/fungsi SMALL dan fungsi ROWS.
Fungsi LARGE digunakan jika ingin mengurutkan data secara descending dan fungsi SMALL digunakan untuk mengurutkan data secara ascending.
Kedua fungsi tersebut mempunyai dua parameter yaitu array dan k.
Parameter array diisi dengan range yang berisi data yang akan diurutkan. Parameter k digunakan untuk menentukan nomor urutan yang diinginkan, disinilah fungsi ROWS berperan, menghasilkan angka dari 1 sampai jumlah data yang akan diurutkan.
Untuk lebih jelas perhatikan gambar berikut:
Bagaimanakah rumus excel untuk mengurutkan data secara descending?.
Letakkan kursor dicell C2.
Ketik formula untuk fungsi LARGE.
Parameter array diisi dengan range A2:A16, buat menjadi absolute reference.
Parameter k diisi dengan fungsi ROWS.
Fungsi ROWS mempunyai satu parameter yaitu array diisi dengan range C2:C2, dengan awal range dibuat menjadi absolute reference dan akhir range dibuat menjadi relative reference.
Formula yang dihasilkan menjadi seperti berikut:
=LARGE($A$2:$A$16,ROWS($C$2:C2))
Jika formula sudah lengkap tekan tombol ENTER.
Kopi cell C2 kemudian paste dirange C3:C16. Hasilnya seperti gambar dibawah.
Angka terurut secara descending. Kunci formula diatas ada pada fungsi ROWS($C$2:C2) yang akan menghasilkan angka 1,2,3 dan seterusnya ketika formula dikopi kebawah.
Bagaimana jika menginginkan data terurut secara ascending. Cara yang digunakan sama hanya fungsi LARGE diganti dengan fungsi SMALL.
Letakkan kursor dicell D2.
Ketik formula untuk fungsi SMALL sehingga formula yang dihasilkan menjadi seperti berikut:
=SMALL($A$2:$A$16,ROWS($D$2:D2))
Jika formula sudah lengkap tekan tombol ENTER.
Kopi cell D2 kemudian paste dirange D3:D16. Hasilnya seperti gambar dibawah.
Jika data didalam range A2:A16 diubah maka data baru yang dimasukkan otomatis akan diurutkan oleh rumus excel yang terletak dikolom C dan D.
Gambar diatas memperlihatkan jika data dicell A2, A3 dan A4 diganti dengan angka 1 maka otomatis angka 1 akan menempati posisinya masing-masing. Jika diurutkan secara descending akan menempati 3 baris terakhir, sebaliknya jika diurutkan secara ascending akan menempati 3 baris pertama. Tanpa harus merubah formula, tanpa harus melakukan proses pengurutan ulang.
