Pengertian pivot table
Apa itu pivot table?, pivot table adalah sebuah tabel yang berisi data rangkuman dari data dibeberapa tabel lainnya, dibuat dengan melakukan penjumlahan, menghitung rata-rata, mengurutkan data termasuk juga mengelompokkan data, sehingga dihasilkan tabel rangkuman yang lebih informatif dan mudah dibaca.
Kapan pivot table dibutuhkan?, karena pivot table menghasilkan informasi-informasi yang bersifat rangkuman maka pivot table sering digunakan sebagai laporan untuk level manajerial.
Misal sebuah perusahaan mempunyai ratusan ribu data penjualan dengan detail penjualan dari ribuan item, beberapa toko dibeberapa propinsi selama satu tahun penuh. Manajemen perusahaan tidak mungkin untuk meminta data dalam bentuk detail yang berisi ratusan ribu data. Manajemen akan meminta data dalam bentuk rangkuman saja. Misal data penjualan tiap item untuk setiap bulannya, data penjualan setiap toko setiap bulannya atau data penjualan tiap item disetiap propinsi.
Permintaan data-data yang bersifat rangkuman tersebut bisa dibuat menggunakan pivot table.
Kodisi data yang harus disiapkan
Sebelum membuat pivot table, data yang akan digunakan harus memenuhi beberapa kondisi.
- Pastikan tidak ada baris, kolom atau cell yang kosong, setiap data akan digunakan untuk membentuk pivot table. Jika ada data yang kosong bisa dipastikan pivot table yang dihasilkan tidak akan sesuai.
Gambar diatas adalah contoh data yang tidak bisa digunakan untuk membuat pivot table. Ada banyak cell yang kosong.
- Pastikan tidak ada nama kolom yang sama. Nama kolom digunakan didalam proses pembuatan pivot table. Nama kolom yang sama tidak akan membuat proses membuat pivot table gagal, tetapi akan ada tambahan angka 2,3,4 dst untuk nama-nama kolom yang sama dan itu menyulitkan kita sendiri.
Gambar diatas adalah contoh data yang mempunyai nama kolom yang sama.
Gambar dibawah menunjukkan ada tambahan angka dinama kolom yang sama ketika proses membuat pivot table.
- Pastikan tidak ada mergecell karena akan membuat excel kebingungan untuk mengambil data dari baris/kolom yang mana. Jika dipaksakan bisa muncul data blank.
Gambar diatas adalah contoh data yang mempunyai merge cell.
Jika dipaksakan, hasil pivot table seperti gambar dibawah. Ada data “blank” untuk toko C dengan qty 31. Jika dilihat lagi gambar diatas, data ditoko C dengan qty 31 adalah data yang ada mergecellnya.
Langkah-langkah membuat pivot table
Langkah-langkah membuat pivot table
Misal ada data seperti gambar dibawah.
Berapakah Penjualan tiap item ditiap toko?
Nama item ada dikolom C, nama toko ada dikolom E dan qty penjualan ada dikolom D. Semua data yang dibutuhkan ada dan siap untuk dibuatkan pivot tablenya.
Langkah #1
Blok data yang akan dibuatkan pivot tablenya. Data yang diperlukan ada dirange A1:F22.
Langkah #2
Klik menu “Pivot Table” yang ada ditab Insert, group tables. Muncul dialog seperti gambar dibawah.
Langkah #3
Tentukan lokasi data mentah yang akan digunakan untuk pivot table. Ada 2 pilihan yaitu table/range yang ada didalam worksheet atau bisa juga data yang ada didatabase lain yang mengharuskan kita membuat sebuah “Connections”
Pada bagian table/range otomatis akan diisi dengan alamat range yang sudah dibuat pada langkah pertama. Jika langkah pertama dilewati atau salah bisa diperbaiki dilangkah ketiga ini.
Langkah #4
Tentukan lokasi pivot table yang akan dibuat. Ada 2 pilihan, diworksheet baru atau diworksheet yang sama dengan data mentahnya. Untuk saat ini pilih “New worksheet”.
Kemudian klik OK. Muncul menu pivot table seperti gambar dibawah. Disinilah langkah-langkah membuat pivot table seperti yang diinginkan.
Ada 5 bagian yang harus diperhatikan.
Kolom mana saja yang akan dimasukkan didalam pivot table, kolom mana yang masuk dibagian filter, column, row dan values.
Langkah #5
Menentukan kolom mana saja yang akan digunakan didalam pivot table. Pivot table yang akan dibuat adalah pivot table yang menampilkan data penjualan tiap item ditiap toko. Berarti ada 3 data yang dibutuhkanyaitu data nama item, nama toko dan qty sebagai data penjualannya.
Check “Nama”, “Qty” dan “Toko”
Otomatis data yang tidak berupa angka mengisi bagian “ROWS” dan data berupa angka mengisi bagian “VALUES”.
Hasilnya seperti gambar diatas. Penjualan tiap item, tiap toko. Jika layout seperti gambar diatas kurang berkenan maka bisa diubah, misal nama toko berpindah dari baris menjadi kolom.
Klik segitiga hitam disebelah kanan data toko dibagian “VALUES”, kemudian pilih “Move to column label”.
Hasilnya seperti gambar dibawah.
Cara lainnya bisa menggunakan click & drag data-data yang ada dikeempat bagian (filter, row, column dan values)
Pertanyaan lain
Dengan data yang sama. Berapakah penjualan tiap item, tiap kota disetiap toko. Pertanyaan ini mirip dengan pertanyaan sebelumnya. Perbedaannya adalah adanya penambahan data nama kota.
Untuk membuat pivot table, langkah1-4 sama perbedaannya adalah pada langkah kelima. Bagaimana layout pivot table yang diinginkan tinggal mengubah data mana yang diletakkan di bagian “ROWS” dan mana yang diletakkan dibagian “COLUMNS”.
Gambar diatas menunjukkan data kota diletakkan dibagian “ROWS”
Gambar diatas menunjukkan data kota diletakkan dibagian “COLUMNS”
Gambar diatas menunjukkan data kota diletakkan dibagian “FILTER”, dengan meletakkan data dibagian filter maka kita bisa menampilkan data penjualan sesuai dengan filter yang diterapkan.
Misal data kota diletakkan didalam filter maka bisa ditampilkan data penjualan tiap item tiap toko hanya untuk kota Surabaya saja.
